Alle kennen es: Der Drucker ist leer, das Papier ist aus, im Küchenschrank steht kein Kaffee mehr. Meist merkt man es erst, wenn man mitten in der Arbeit steckt. Und niemand weiss, wer sich darum hätte kümmern sollen. Gemeinsame Vorräte sind eine gute Sache, aber sie brauchen jemanden, der sie im Blick behält. Sonst wird aus einem kleinen Ärger ein grosser, und am Ende schauen sich alle an, und niemand fühlt sich zuständig.
Wer schaut nach dem Vorrat?
Der erste Schritt ist eine klare Zuständigkeit. Bestimmt eine Person, die sich in einem festen Rhythmus um die Vorräte kümmert, und wechselt euch dabei ab, damit die Aufgabe nicht an einer Person hängen bleibt. So weiss jeder, an wen er sich wenden kann. Haltet die Zuständigkeit sichtbar fest, zum Beispiel an der Pinnwand oder im gemeinsamen Kalender, damit auch neue Leute sie finden. Wer nicht möchte, dass die Aufgabe hängen bleibt, kann sie im Wechsel von Woche zu Woche weitergeben.
Legt eine kleine Liste an, auf der jeder einträgt, was zu Ende geht. Sie kann an der Tür des Schranks hängen oder als gemeinsame Notiz auf dem Bildschirm stehen. Wichtig ist, dass jeder sie leicht erreicht und nicht erst suchen muss. Wer den letzten Rest verbraucht, schreibt es gleich auf, damit es sofort jemand sieht. Mit dieser einfachen Gewohnheit sind fast alle Engpässe vermeidbar.
Behaltet einen kleinen Vorrat an Dingen, die im Alltag oft gebraucht werden: Papier, Stifte, Klebeband, Batterien, Reinigungstücher. So gibt es keinen Stillstand, wenn einmal etwas ausgeht. Prüft ab und zu, ob der Vorrat noch passt. Was nie gebraucht wird, kann weg, und was ständig fehlt, wird in grösserer Menge bereitgehalten. Das spart Zeit und Nerven, und niemand muss hektisch einkaufen gehen.
Und schliesslich zählt auch das Miteinander. Wer den Vorrat achtsam nutzt und nicht mehr nimmt, als er braucht, macht es allen leichter. Wer auf einen Engpass stösst, sagt es freundlich und ohne Vorwurf. Bedankt euch bei denen, die sich um die Sachen kümmern, denn diese Arbeit fällt wenig auf. Ein kleines Dankeschön macht sie angenehmer und motiviert, sie gern weiterzumachen.
