Telefon dzwoni przy pustym biurku obok, a ktoś po drugiej stronie prosi, żeby przekazać wiadomość. Wydaje się, że to drobiazg, jednak źle zapisana informacja potrafi narobić sporo zamieszania. Kartka gdzieś zginie, ktoś zapomni o pytaniu albo wiadomość dotrze za późno. Kilka prostych nawyków sprawia, że przekazywanie wiadomości staje się łatwe, a osoba, która dzwoniła, czuje, że została potraktowana poważnie. Dobrze zapisana wiadomość oszczędza czas wszystkim: rozmówcy, koledze i tobie.
Zapisz to, co ważne
Zacznij od uprzejmego przywitania i zapytaj, czy możesz coś przekazać. Zanotuj imię i nazwisko rozmówcy, nazwę firmy, jeśli ją podał, i numer, pod którym można oddzwonić. Zapisz też, w jakiej sprawie dzwoni i czy sprawa jest pilna. Powtórz na głos to, co zapisałeś, żeby upewnić się, że niczego nie przekręciłeś. To zajmuje chwilę, a oszczędza wielu nieporozumień.
Wiadomość powinna być krótka i jasna. Zapisz ją na kartce lub w wiadomości tekstowej tak, aby każdy mógł ją zrozumieć bez dodatkowych wyjaśnień. Dodaj datę i godzinę, a także swoje imię, żeby kolega wiedział, kogo zapytać w razie pytań. Kartkę połóż w miejscu, które łatwo zauważyć: na klawiaturze albo na środku biurka, a nie pod stertą papierów.
Nie obiecuj więcej, niż możesz zrobić. Jeśli rozmówca pyta, kiedy kolega wróci, odpowiedz szczerze, że nie wiesz, albo podaj tylko to, co jest pewne. Nie zdradzaj prywatnych szczegółów, na przykład powodu nieobecności. Wystarczy powiedzieć, że kolega jest chwilowo nieosiągalny i że przekażesz wiadomość. Takie odpowiedzi są uprzejme i bezpieczne dla wszystkich. Nie podawaj też prywatnego numeru telefonu kolegi bez jego zgody.
Zadbaj o to, żeby wiadomość naprawdę dotarła. Gdy kolega wróci, powiedz mu o niej albo wyślij krótką wiadomość, że zostawiłeś kartkę. Jeśli sprawa była pilna, spróbuj się z nim skontaktować od razu. Dobrze jest też zapytać, czy przekazane informacje były wystarczające. Dzięki temu następnym razem będziesz wiedział, co zapisywać. Drobna życzliwość w takich sprawach buduje zaufanie w całym zespole.
