Wo mehrere Teams auf denselben Besprechungsraum angewiesen sind, kann es schnell eng werden. Wer zuerst kommt, bucht am meisten, und wer später kommt, steht mit dem Laptop im Flur. Gerade in der Woche vor großen Terminen sind die Räume oft ausgebucht. Das ist selten böse Absicht. Meistens fehlt nur ein gemeinsames Gefühl dafür, wie man die Räume fair nutzt. Mit ein paar einfachen Gewohnheiten lässt sich das ändern, ohne dass jemand zum Aufpasser werden muss.
Fair buchen, freundlich freigeben
Buche nur so lang, wie du den Raum wirklich brauchst. Ein Treffen, das nur kurz dauern wird, braucht keine lange Reservierung. Wenn du merkst, dass ihr früher fertig seid, gib den Raum frei, damit andere ihn nutzen können. Ein kurzer Blick auf die Uhr zum Schluss und ein freundliches Wort an die Gruppe genügen, damit niemand länger sitzen bleibt als nötig, und der Nächste nicht vor der Tür warten muss.
Wähle die Größe des Raums passend zur Gruppe. Zwei Personen brauchen keinen großen Saal, und ein kleines Zimmer für viele Menschen wird schnell ungemütlich. Wenn ein kleiner Raum frei ist, nimm den, und lass den großen für jene, die ihn wirklich brauchen. Für kurze Gespräche zu zweit gibt es oft auch eine Ecke oder einen Tisch in der Küche, an dem man ungestört plaudern kann.
Erscheine pünktlich, und räume nach dir auf. Nimm Tassen, Zettel und Stifte wieder mit, wische die Tafel sauber, und stelle die Sessel zurück. Wer den nächsten Gästen einen ordentlichen Raum hinterlässt, macht ihnen den Start leichter. Wenn du siehst, dass jemand wartet, weil deine Besprechung länger dauert, beende sie höflich oder suche gemeinsam eine Lösung, mit der beide Seiten gut leben können.
Und wenn es einmal Streit um einen Raum gibt? Sprich freundlich miteinander, und suche einen Kompromiss. Vielleicht reicht es, wenn eine Besprechung etwas später beginnt, oder ein anderer Tag passt genauso gut. Viele Teams legen fest, dass bestimmte Zeiten für spontane Treffen frei bleiben. Ein offenes Gespräch darüber, was euch wichtig ist, schafft mehr Fairness als jeder Zettel an der Tür. Ein gemeinsamer Kalender, den alle ehrlich pflegen, hilft dabei sehr.
