Eine ehrliche Rückmeldung zu geben, fällt den meisten schwer. Man möchte nicht verletzen und auch nicht besserwisserisch wirken. Trotzdem ist sie oft das Netteste, was man tun kann, denn die andere Person erfährt, was ihr selbst vielleicht gar nicht aufgefallen ist. Mit ein wenig Vorbereitung und einem freundlichen Ton wird aus einer heiklen Situation ein hilfreiches Gespräch, nach dem sich beide besser fühlen als vorher.
Vorbereitung und Ton
Überlege vorher, was du sagen willst. Worum geht es genau, und was wünschst du dir? Schreibe dir ein oder zwei Sätze auf, damit du im Gespräch nicht abschweifst. Wähle einen ruhigen Moment, in dem niemand zuhört und beide Zeit haben. Zwischen Tür und Angel oder vor der ganzen Gruppe ist der falsche Ort. Ein kurzes Wort wie „Hast du einen Moment für mich?“ öffnet das Gespräch sanft. Wenn du selbst unsicher bist, übe den ersten Satz einmal in Gedanken.
Beginne mit etwas Positivem, das ehrlich gemeint ist, und komme dann zum Punkt. Beschreibe, was du beobachtet hast, und nicht, wie die andere Person ist. Sage zum Beispiel: „Mir ist aufgefallen, dass die Unterlagen oft erst spät bei mir ankommen“, statt zu sagen, jemand sei unzuverlässig. Sprich von dir und deiner Wirkung, etwa: „Mir hilft es, wenn ich sie früher bekomme.“ So bleibt das Gespräch sachlich und freundlich.
Höre danach zu. Vielleicht gibt es einen Grund, den du nicht kennst, oder die andere Person sieht die Sache ganz anders. Stelle eine Frage, und lass genug Zeit für die Antwort. Wenn ihr gemeinsam eine kleine Lösung findet, ist das Gespräch gelungen. Vermeide Wörter wie „immer“ und „nie“, denn sie klingen wie ein Urteil und machen es dem anderen schwer, zuzuhören und die Sache in Ruhe zu bedenken.
Bedanke dich am Ende für das offene Gespräch, und komme später noch einmal darauf zurück, wenn es besser geworden ist. Ein kleines Lob zeigt, dass du es bemerkt hast. Und wenn du selbst einmal eine Rückmeldung bekommst, atme durch, höre zu und bedanke dich. So entsteht im Team eine Kultur, in der man offen miteinander reden kann, ohne dass jemand Angst haben muss, etwas Falsches zu sagen.
