Når en gjest eller kunde kommer inn døren, blir kontoret sett med nye øyne. Det er ofte små ting som gir det første inntrykket: hvem som hilser, om noen ser opp, og om personen vet hvor han eller hun skal gå. Du trenger ikke jobbe i resepsjonen for å gjøre en forskjell. Et smil og et vennlig hei er en god start, uansett hvilken rolle du har.
Før gjesten kommer
Gjør klart i god tid. Ta en runde og se om møterommet er ryddig, om det er nok stoler, og om vann og kopper står klare. Fjern gamle notater fra tavlen, og legg bort ting som ikke skal sees. Sørg også for at noen vet at gjesten kommer, slik at ingen blir overrasket, og at gjesten blir møtt av et kjent ansikt allerede i døren.
Møt gjesten ved inngangen hvis det er mulig. Si velkommen, spør om vedkommende har funnet fram uten problemer, og tilby å ta jakken. Vis vei til møterommet, og pek ut toalett og garderobe på veien. Små forklaringer som dette gjør at gjesten slapper av, og at samtalen kan begynne på et godt sted. Det tar bare noen få øyeblikk, men det betyr mye. Vet du at gjesten har reist langt, kan du spørre om turen gikk bra.
Under besøket bør du tenke på rommet rundt dere. Er kontoret åpent, så snakk stille, og velg et sted der dere kan prate uten å forstyrre andre. Tilby noe å drikke, og hvis samtalen blir lang, en liten pause. Pass på at gjesten ikke blir sittende alene lenge. Det er lett å bli usikker når man ikke kjenner stedet, og da hjelper det med et vennlig ansikt.
Når besøket er over, følg gjesten til utgangen, og takk for at vedkommende kom. Send gjerne en kort melding etterpå med en hyggelig hilsen. Fortell kollegene hvordan det gikk, så de også lærer av det. En vennlig mottakelse trenger ikke å være perfekt. Det viktigste er at gjesten føler seg sett og velkommen fra første øyeblikk, og at både du og de andre kan slappe av.
