Escrever ao mesmo tempo no mesmo documento é prático: todos veem o resultado, as ideias juntam-se e não há versões a circular por correio eletrónico. Mas também é fácil pisar os calos uns aos outros: alguém apaga uma frase que outro escreveu com cuidado, alguém muda o estilo sem avisar, ou duas pessoas editam o mesmo parágrafo. Com algumas combinações simples, o trabalho corre bem e todos ficam satisfeitos.
Combinar antes de escrever
Começa por dividir o trabalho. Decide com os colegas quem escreve que parte, e que secções ficam para quem. Se cada um tem o seu bloco, evita-se o conflito e o documento avança mais depressa, e uma boa divisão poupa discussões. Combina também o estilo: o tom, o modo de tratar o leitor, o tamanho dos parágrafos. Estas pequenas decisões evitam a sensação de que o texto foi escrito por dez pessoas diferentes.
Respeita o que os outros escreveram. Em vez de apagar, sugere alterações ou deixa um comentário com a tua opinião. Quando mudares algo, diz porquê, com uma nota breve. Se vires um erro evidente, como uma gralha, corrige-o sem cerimónia, mas as mudanças maiores devem ser conversadas. Com este cuidado, ninguém se sente desautorizado e o trabalho ganha qualidade. Se estiveres em dúvida, pergunta antes de mexer.
Usa os comentários com simpatia. Escreve como se estivesses a falar ao vivo: em vez de isto está mau, diz talvez possamos explicar isto de outra forma. Agradece as sugestões que recebes e responde a cada uma, mesmo que seja para dizer que preferes manter o texto. Assim a conversa fica clara e ninguém tem a sensação de estar a ser ignorado, mesmo quando as opiniões são diferentes.
Antes de dares o documento por terminado, faz uma leitura final em conjunto. Verifica se o texto flui, se as partes combinam e se ninguém foi esquecido. Guarda uma cópia do resultado final numa pasta comum, e diz a todos onde está. Não te esqueças de agradecer o trabalho de cada um: escrever em equipa é mais difícil do que parece, e um obrigado faz sempre bem.
